Trabalhei em diversos projetos que utilizavam TASK BOARD do Scrum. Ao longo do tempo conseguimos otimizar a utlização dos mesmos identificando algumas boas práticas.
Seguem:
1) Detalhar as tarefas
O quadro de tarefas deve conter TODAS as tarefas identificadas para uma determinada iteração (spring ou seja lá o nome q vc use).
O objetivo de ter um quadro com as tarefas para na parede é "MICROGERENCIAMENTO". Nesta etapa você deve saber quais as TAREFAS devem ser feitas. Esse detalhamento irá direcionar a equipe.
OBS: não estou falando em escopo, mas sim em tarefas em geral.
Esta escada tem 36 degraus. É isso o que um taskborad deve me dizer. Quantos degraus deve subir para atingir o objetivo.
Benefícios:
- Auto-gerenciamento: tarefas detalhadas a equipe irá "visualizar" tudo que deve fazer. Acaba uma tarefa, começa outra. Simples. Isso reduz a depdendência de um Gerente de Projetos.
2) Sempre convencionar o PRAZO das tarefas
Convencione o PRAZO de cada tarefa. O ideal é ser de 1 dia.
Como Eliyahu Goldratt fala no seu livro Corrente Crítica, as tarefas tendem a durar no mínimo toda sua extimativa. Ou seja, se você convenciar q uma terafa irá duar dois dias, dificilmente irá durar menos.
Benefícios:
- Prazos curtos = atrasos curtos = soluções rápidas. Com o prazo de um dia em quanto tempo você saber que a tarefa atrasou???? um dia!
3) Task board = VISUAL
O objetivo de ter o quadro não é seguir a moda do ágil, mas sim ser VISUAL.
Você tem que olhar para o quadro e enxergar!!!
Enxergar o que???
- Tudo que deve ser feito
- Se você está mais perto do fim ou do início
- Atrasos!
- Problema/Impedimentos
Os atrasos e problemas devem ser facilmente vistos.
No exemplo abaixo os post-it são marcadas para cada dia em atraso. Dessa forma é simples visualizar as tarefas com maiores problemas.
4) Comunicação
A reunião diária é uma ferramenta de COMUNICAÇÃO.
Então... DEIXE AS PESSOAS FALAREM!
Crie as regras da reunião e deixe claro para todos:
- Regra 1: enuanto um burro fala os outros baixam as orelhas
- Regra 2: Falar o "que eu fiz" e "o que vou fazer"
- Regra 3: Tempo! Se o tempo é de 5, 10, 15, 20 respeite!
7) Reunião Diária != Reunião do Projeto
Você, Gerente de Projeto/Scrum Master ou seja lá qual for o seu papel.
A reunião diária é para o TIME não para você. Durante a reunião o time irá falar o que fez e o que não conseguiu fazer. Após isso, deve-se atacar os problemas individualmente.
8) Reunião diária = Feedback
A reunião diária é uma ferramenta de comunicação para o time.
Também é uma ferramenta de feedback para o cliente. Em casos onde se trabalha com outsourcing, fazer as reuniões diárias junto com o cliente irá deixá-lo por dentro de tudo que está acontecendo no projeto.
Bom.. por enquanto é isso.
Abraço
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